MAKALAH PENGANTAR MANAJEMEN : KEGIATAN MANAJERIAL DALAM ORGANISASI

KEGIATAN MANAJERIAL DALAM ORGANISASI

Disusun oleh:

Kelompok 2

Afril Yanti Putri

Fauzan Akbar

Gita Megananda

Mulya Gustina

Novri Ayuning Utami

Ramdan

A.    MANAJEMEN DALAM ORGANISASI

Manajemen sangat identik dengan organisasi. Menurut Griffin organisasi adalah group of people working together in a structured and coordined fashion to achieve a set of goals. (Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama dalam struktur dan kordinasi tertentu dalam mencapai serangkaian tujuan tertentu.

Kegiatan manajemen dibutuhkan pada berbagai jenjang organisasi. Mulai dari manajemen puncak (CEO) hingga pada pelaksana manajemen paling bawah (supervisor). Selain itu manajemen juga dibutuhkan oleh organisasi dari beragam skala.

B.     SUMBER DAYA ORGANISASI

Para manajer mencapai tujuan organisasi melalui pengelolaan sumber daya organisasi.

Sumber daya organisasi tersebut dapat dibagi kedalam dua kategori, yaitu:

1. Tangible rresources (sumber daya berwujud)

Yang mencakup segala jenis sumber daya yang dapat dilihat bentuk fisiknya seperti tanah, bangunan, pabrik, peralatan, mesin, uang dan persediaan.

2. Intangible resources (sumber daya tidak berwujud)

Berbagai sumber daya nonfisik yang diciptakan perusahaan dan para karyawannya seperti: nama merek (brand name), reputasi perusahaan, pengetahuan dan pengalaman sumber daya manusia perusahaan, kekayaan intektual perusahaan yang diwujudkan dalam bentuk paten, hak cipta dan merek dagang (trademark).

Griffin mengemukakan paling tidak organisasi memiliki berbagai sumber daya seperti:

1. Sumber Daya Manusia (human resources)
2. Sumber Daya Alam (natural resources)
3. Sumber Daya Keuangan (financial resources)
4. Sumber Daya Informasi (information resources)

C.    TIPE-TIPE MANAJEMEN

Daft (2003:12) mengatakan bahwa perbedaan tipe-tipe manajemen tersebut dapat dilihat secara vertikal maupun horisontal berikut penjelasannya:

1. Vertical differences. Secara vertikal manajer terdiri atas:
• Top manager yaitu seorang manajer yg berada pada hirarki teratas dalam organisasi dan bertanggung jawab terhadap keseluruhan organisasi.
• Middle manager yaitu seorang manajer yg bekerja pada level menengah organisasi dan bertanggung jawab terhadap departemen-departemen utama.
• Front-line manager yaitu seorang manajer yg berada pada level manajemen pertama atau kedua dan bertanggung jawab langsung terhadap produksi barang dan jasa.
2. Horizontal differences. Secara horisontal manajer dibedakan menjadi:
• Functional manager yaitu seorang manajer yg bertanggung jawab terhadap sebuah departemen atau melaksanakan sebuah tugas fungsional tunggal dan memiliki karyawan dgn pendidikan dan keahlian yg sama.
• General manager yaitu seorang manajer yg bertanggung jawab terhadap beberapa departemen yg melaksanakan fungsi-fungsi yg berbeda.

BEBERAPA TIPE MANAJEMEN LAINNYA:

1.      Manajemen Gaya Cina. Menganut falsafah Confusius – Kong Hu Cu dengan menggunakan pendekatan Pola hubungan utama antar manusia ( Wu – Lun )

a.       Hubungan antara ayah dan anak harus ada kasih sayang.

b.      Hubungan antara penguasa dengan rakyat harus ada kebenaran dan keadilan.

c.       Hubungan antara suami dan istri harus memperhatikan peran masing-masing. Tugas suami bekerja (eksternal keluarga) dan istri mengatur rumah tangga.

d.      Hubungan antara kakak dan adik harus ada ketertiban dan kedamaian.

e.       Hubungan antara kerabat dan teman-teman atau mitra kerja/bisnis harus ada kesetiaan dan kejujuran.

2.      Manajemen Gaya Jepang (Zen – Samurai)

Ciri-ciri: efektif, efisien dan produktifitas yang tinggi.

Elemen dasar manajemen gaya Jepang:

a.       Collectivism (kebersamaan)

b.      Homogenity (Kesamaan)

c.       Confusius (Kepatuhan, bertanggung jawab dan kerja keras)

d.      Tingkat pendidikan yang tinggi (High education)

3.      Manajemen Gaya Jawa menganut falsafah Jawa

a.       Alon-alon waton kelakon (Pelan-pelan asalkan terlaksana dan tercapai tujuan)

b.      Gotong royong (berkerja sama berat sama dipikul ringan sama dijinjing)

c.       Mangan gak mangan asal kumpul (Untung atau rugi yang penting tetap bersama)

d.      Dan lain-lain

4.      Manajemen Syariah, manajemen islami

PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN (HENRY FAYOL)

a.       Pembagian Kerja (Division of Work)

b.      Wewenang dan Tanggung jawab (Authority and Responsibility)

c.       Disiplin (Discipline)

d.      Kesatuan Pertintah (Unity of Command)

e.       Mengutamakan kepentingan organisasi diatas kepentingan sendiri.

f.       Penggajian pegawai.

g.      Pemusatan (Centralization)

h.      Tingkatan (Hierarchy)

i.        Ketertiban (Order)

j.        Stabilitas kondisi karyawan.

k.      Prakarsa (Initiative).

l.        Semangat Kesatuan, semangat korps.

D.    PERAN PERAN MANAJERIAL (MANAGERIAL ROLES)

Peranan manajer tidak selalu terkait dengan fungsi manajemen secara jelas.Henry Mintzberg (1989) seorang pakar manajemen yang ternama mengemukakan konsep peranan manajer (manajer roles) untuk lebih mempertajam pemahaman mengenai apa yang sebenarnya dilakukan oleh manajer.

Berdasarkan hasil pengamatan Minztberg, diperoleh sepuluh peran yang dilakukan oleh manajer yang terbagi dalam tiga kelompok peran, yaitu:

1.      Interpersonal roles (figure head, leader role, dan liaison)

Peranan Antarpribadi

-          Pemuka Simbolis (menerima dan menjamu tamu, menghadiri perkawinan karyawan)

-          Pemimpin (mengatur, mendidik, memimpin, memberikan motivasi kepada bawahan)

-          Perantara (berhubungan dengan pihak luar, seperti klien, rekanan, pemerintah)

2.      Informational roles (monitor role, disseminator role dan spokesperson role)

Peranan Informasional

-          Monitoring aliran komunikasi

-          Penerus informasi (menyebarkan keputusan-keputusan baru kepada bawahan)

-          Perwakilan (wakil organisasi, memberi ceramah, ikut seminar)

3.      Decisional roles (enterpreneurship, disturbance handler, resources allocator, dan negotiator)

Peranan Pembuatan Keputusan

-          Wiraswasta (inisiatif dan kreatif)

-          Penangkal kesulitan (penganggulangan pemogokan, pembatalan kontrak)

-          Pengalokasian Sumber Daya (kepada siapa, kapan untuk apa sumber daya dialokasikan)

-          Negosiator (perundingan dengan serikat buruh, klien dan pihak-pihak lain)

FUNGSI MANAJER DALAM MENJALANKAN KEGIATAN MANAJEMEN

Buku karya Sugiyanto Wiryoputro itu menuliskan hal yang sama dengan apa yang dikatakan James A.F. Stoner tentang fungsi manajer. Namun Wiryoputro menambahkan tugas dari manajer atau pekerjaan-pekerjaan manajer yang disadurnya dari Ranupandojo. Menurutnya, yang menjadi tugas atau pekerjaan dari manajer itu adalah sebagai berikut :

1.      Kepala dalam organisasi.

2.      Pemimpin dalam organisasi.

3.      Wakil organisasi dalam bertindak keluar.

4.      Penerima informasi.

5.      Penerjemah informasi untuk disampaikan kepada bawahan.

6.      Juru bicara atau humas organisasi.

7.      Wirausaha.

8.      Penangkal gangguan organisasi.

9.      Pembagi sumber daya dalam organisasi.

10.  Negosiator bagi organisasi.

Selain memaparkan tugas dan kerja manajer, Wiryoputro juga memaparkan peran dari manajer yang juga disadurnya dari Ranupandojo, yaitu sebagai berikut :

1.      Sebagai produser.

2.      Sebagai administrator.

3.      Sebagai entrepreneur.

4.      Sebagai integrator.

E.     KEAHLIAN MANAJERIAL (MANAGERIAL SKILL)

Keahlian atau skill merupakan kemampuan seseorang untuk menterjemahkan pengetahuan ke dalam suatu praktek hingga tercapai hasil yang diinginkan.

Robert L Kantz menggolongkan keterampilan dasar manajemen atas tiga hal yaitu:

1. Keterampilan teknis (technical skills)

Keahlian dan pengetahuan para manajer yang berkaitan dengan suatu bidang pekerjaan ilmu. Misalnya seorang insinyur teknik sipil dikatakan memiliki keahlian teknis apabila dia dapat melakukan pembangunan jalan, jembatan, atau bangunan.

2. Keterampilan kemanusiaan (human skills)

Kemampuan yang dimiliki oleh para manajer untuk dapat bekerja dengan baik bersama orang lain, baik sebagai perorangan maupun kelompok.

Keahlian ini sangat penting karena manjer harus mengelola untuk mencapai tujuan, mampu menjalin kerjasama dengan manajer lainnya dari departemen yang berbeda untuk mengejar tujuan perusahaan secara umum. Ditempat kerja keterampilan jenis ini muncul dalam bentuk rasa percaya, antusias, bekerja ikhlas dan lain sebagainya.

3. Keterampilan konseptual (conceptual skills)

Kemampuan yang harus dimiliki oleh manajer untuk mengkonseptualisasikan situasi yang abstrak dan kompleks.

Dalam hal ini manajer harus dapat melihat situasi secara luas serta mampu memecahkan persoalan kegiatan perusahaan. Manajer juga harus dapat memvisualisasikan bagaimana organisasi secara keseluruhan dapat menyesuaikan diri terhadap perkembangan lingkungan yang terjadi.

Keterampilan mana yang lebih penting tergantung pada tipe organisasi, tingkatan manajerial dan fungsi yang sedang dilaksanakan.

The American Assembly of Collegiate Schoolls of Business menyebutkan beberapa karakteristik personal dan keterampilan tambahan bagi pengembangan calon manajer yaitu:

1.      Leadership : kemampuan untuk mempengaruhi orang lain agar melaksanakan suatu tugas

2.      Self Objectivity : kemampuan untuk menilai diri sendiri secara realistis

3.      Analytic Thinking : kemampuan untuk menginterprestasikan dan menyampaikan segala macam bentuk informasi.

4.      Behavioral flexibility : kemampuan untuk menyesuaikan perilaku dalam mencapai suatu tujuan

5.      Oral communication : kemampuan untuk mengungkapkan pendapat secara jelas dalam berbicara

6.      Written communication : kemampuan untuk mengungkapkan pendapat dengan baik secara tertulis

7.      Personal impact : kemampuan untuk menumbuhkan kesan baik dan kepercayaan bagi orang lain

8.      Resistance to stress : kemampuan untuk tetap dapat bekerja dalam keadaan tertekan

9.      Tolerance for uncertainty : kemampuan untuk bekerja dalam situasi yang tidak menentu.

Keahlian manajemen (managerial skills) lain yang dibutuhkan oleh setiap orang yang terlibat dalam kegiatan organisasi khususnya organisasi bisnis antara lain:

1. Keahlian teknis (technical skills)
2. Keahlian berkomunikasi dan berinteraksi dengan masyarakat (human relation skills)
3. Keahlian konseptual (conceptual skills)
4. Keahlian dalam mengambil keputusan (decision making skills)
5. Keahlian dalam mengelola waktu (time management skills)
6. Keahlian dalam manajemen global (global management skills)
7. Keahlian dalam hal teknologi (technological skills)

Keahlian Manajerial Secara Umum:

1.      KEAHLIAN TEKNIS

Keahlian teknis adalah keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan atau memahami jenis kinerja tertentu yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Keterampilan teknis sangat penting terutama untuk manajer lini-pertama. Manajer ini menghabiskan waktu merekan untuk melatih bawahan dan menjawab pertanyaan mengenai masalah yang berkaitan dengan pekerjaan. Mereka harus mengetahui bagaimana cara untuk melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepada bawahan yang mereka awasi jika mereka ingin menjadi manajer yang efektif.

2.      KEAHLIAN INTERPERSONAL

Keahlian interpersonal adalah kemampuan untuk memahami, memotivasi, dan berkomunikasi dengan individu maupun kelompok. Ketika manajer menaiki tangga organisasi, dia harus dapat bergaul dengan bawahan, rekan kerja, dan mereka yang berada ditingkat yang lebih tinggi dalam organisasi. Karena peran  ganda yang harus dijalankan oleh manajer, seorang manajer juga harus dapat bekerja dengan pemasok, pelanggan, investor, dan pihak lain diluar organisasi. Walaupun ada beberapa manajer telah berhasil dengan keterampilan interpersonal yang buruk, namun seorang manajer dengan keahlian interpersonal yang baik kemungkinan besar akan lebih berhasil.

3.      KEAHLIAN KONSEPTUAL

Keahlian konseptual bergantung pada kemampuan manajer untuk berpikir secara abstrak. Manajer memerlukan kapasitas mental untuk memahami keseluruhan organisasi dan lingkungannya. Untuk memahami bagaiman semua bagian dari organisasi berjalan bersama, dan untuk memandang organisasi dalam suatu cara yang holistis. Keterampilan konseptual ini membuat mereka mampu  secara strategis, untuk melihat “gambaran besar”, dan untuk membuat keputusan dengan dasar yang luas yang dapat melayani keseluruhan organisasi.

4.      KEAHLIAN DIAGNOSTIK

Manajer yang sukses juga memiliki keahlian diagnostik atau keahlian yang memungkinkan manajer mampu memvisualisasikan jawaban yang paling sesuai untuk situasi tertentu. Seorang manajer dapat mendiganosis dan menganalisis suatu masalah dalam organisasi dengan mempelajari gejala-gejalanya dan mengembangkan suatu solusi.

5.      KETERAMPILAN KOMUNIKASI

Berkaitan dengan kemampuan manajer baik untuk mengirimkan ide dan informasi secara efektif kepada orang lain dan untuk menerima ide dan informasi secara efektif dari orang lain.keahlian ini memungkinkan manajer mampu untuk mengirimkan ide-ide kepada bawahannya sehingga mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka, dan untuk mengkoordinasikan pekerjaan mereka dengan rekan-rekan kerja sehingga mereka bekerja sama dengan tepat, dan untuk memberi informasi kepada manajer ditingkat yang lebih tinggi mengenai apa yang sedang terjadi.

6.      KEAHLIAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Keahlian pengambilan keputusan berkaitan dengan kemampuan manajer untuk mengenali dan mendefinisikan secara benar masalah dan kesempatan dan kemudian memilih suatu tindakan yang sesuai untuk memecahkan masalah dan memanfaatkan kesempatan.

7.      KEAHLIAN MANAJEMEN WAKTU

Keahlian manajemen waktu berkaitan dengan kemampuan manajer untuk memprioritaskan pekerjaan, untuk bekerja secara efisien, dan untuk mendelegasikan pekerjaan secara tepat.

F.     TINGKATAN-TINGKATAN MANAJEMEN

Adapun tingkatan-tingkatan manajemen adalah sebagai berikut:

1. Manajemen tingkat puncak (top management)

Eksekutif tertinggi di perusahaan yang akan menetapkan tujuan dan strategi perusahaan secara keseluruhan. Manajemen puncak memiliki berbagai sebutan seperti president director, managing director, CFO, COO, executive directors atau chief executive officer (CEO)

2. Manajemen tingkat menengah (middle management)

Terdiri dari para manajer yang mengepalai departemen tertentu seperti departemen keuangan (manajer keuangan), marketing (manajer marketing), maupun departemen produksi (manajer produksi).

3. Manajemen supervisi atau tingkat pertama (supervisory or first-line management)

Merupakan manajemen jenjang pertama yang memimpin karyawan non manajer dan berada dibawah pengendalian manajemen menengah. Termasuk kedalam manajer ini misalnya supervisor yang bertanggungjawab terhadap pengawasan berbagai tugas spesifik sehari-hari yang dilakukan oleh karyawan nonmanajer.

4. Manajemen nonsupervisi (nonsupervisory management)

Yang biasanya terdiri dari para tenaga kerja tingkat bawah seperti buruh, pekerja bangunan dan lain-lain.

Perbedaan tingkatan manajemen akan membedakan pula fungsi fungsi manajemen yang dilaksanakan. Ada dua fungsi utama manajemen yaitu: manajemen administratif dan manajemen operatif. Perbedaan kedua fungsi manajemen ini adalah:

1. Manajemen Administratif

Penentuan tujuan, perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, personalia, dan pengawasan.

2. Manajemen Operatif

Pengarahan dengan memotivasi, supervisi dan komunikasi.

G.    KEGIATAN-KEGIATAN MANAJER

Berikut ini diuraikan secara rinci apa saja tugas tugas penting yang dilakukan manajer (Handoko,1999):

1. Manajer bekerja dengan melalui orang lain
2. Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas
3. Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan
4. Manajer harus berpikir secara analitis dan konseptual
5. Manajer adalah seorang mediator
6. Manajer adalah seorang politisi
7. Manajer adalah seorang diplomat
8. Manajer mengambil keputusan sulit

H.    PERBEDAAN ANTARA MANAJEMEN SEBAGAI SENI DAN MANAJEMEN SEBAGAI SAINS

MANAJEMEN SEBAGAI SENI

Walaupun manajer berusaha untuk menggunakan pengetahuan sebanyak mungkin, mereka sering kali harus membuat keputusan dan memecahkan masalah atas dasar intuisi, pengalaman, insting, dan pandangan pribadi. Sebagai contoh dengan mengandalkan pada keahlian konseptual, komunikasi, dan manajemen waktu   seorang manajer dapat memutuskan diantara beberapa tindakan yang tampak sama menariknya, dan bahkan “fakta objektif” mungkin terbukti salah.

MANAJEMEN SEBAGAI SAINS/PENGETAHUAN

Banyak cara manajemen dapat diselesaikan dengan rasional, logis, objektif, dan sistematis. Manajer dapat mengumpulkan data, fakta, dan informasi yang objektif. Mereka dapat menggunakan model kuantitatif dan teknik pengambilan keputusan agar sampai pada keputusan yang benar. Dan mereka perlu untuk mengambil pendekatan berdasarkan pengetahuan untuk memecahkan masalah kapan pun memungkinkan, terutama jika mereka berurusan dengan masalah yang relatif rutin dan langsung.